Dobre menu na firmowe spotkanie powinno pasować do liczby gości, pory wydarzenia i czasu, jaki uczestnicy spędzą na miejscu. Warto też wcześniej sprawdzić, czy ktoś potrzebuje diety wegetariańskiej, wegańskiej albo musi unikać konkretnych składników. Przy większej grupie dobrze działa bufet lub zestaw małych porcji, z których każdy może wybrać coś dla siebie. Potrawy powinny być też jasno opisane, szczególnie jeśli zawierają alergeny.
Sala jest zarezerwowana, prezentacja gotowa, a lista gości zamknięta. Zostaje catering. I właśnie na tym etapie łatwo popełnić błąd. Za ciężki obiad może sprawić, że po przerwie uczestnicy stracą energię, a pięć rodzajów mięsnych kanapek nie pomoże osobie, która mięsa nie je.
Dlatego przed zamówieniem jedzenia odpowiedz sobie na cztery pytania: kto przyjdzie, ile potrwa spotkanie, o której godzinie się zacznie i w jaki sposób uczestnicy będą jedli.
Przy organizacji firmowego spotkania warto też sprawdzić ofertę gastro-crew.pl, zwłaszcza jeśli zależy Ci na cateringu dopasowanym do liczby gości i charakteru wydarzenia.
Najpierw ustal, dla kogo przygotowujesz menu
Sześć osób na godzinnej prezentacji potrzebuje zupełnie innego cateringu niż 40 uczestników całodniowego szkolenia.
Przed wyborem dań sprawdź:
- liczbę uczestników,
- godzinę rozpoczęcia i zakończenia spotkania,
- planowane przerwy,
- charakter wydarzenia,
- czy goście będą jedli przy stołach, czy na stojąco,
- czy pojawią się goście zagraniczni,
- czy ktoś zgłosił alergię, nietolerancję albo specjalną dietę.
Przy zamkniętej liście uczestników najlepiej po prostu zapytać o potrzeby żywieniowe. Nie warto zgadywać, ile osób wybierze mięso, a ile danie roślinne. Krótka ankieta lub jedno pytanie w wiadomości organizacyjnej rozwiązuje ten problem.
Jak dopasować menu do pory firmowego spotkania?
Godzina ma duże znaczenie. O 9:00 goście zwykle oczekują kawy i lekkiego śniadania. Spotkanie rozpoczynające się w południe to już pora na konkretniejszy posiłek.
Spotkanie rano
Na krótkie poranne spotkanie dobrze sprawdzą się:
- małe kanapki,
- mini bajgle lub wrapy,
- jogurty z dodatkami,
- owoce,
- wypieki,
- kawa, herbata i woda.
Nie stawiaj wyłącznie na słodkie przekąski. Croissanty i ciastka wyglądają dobrze na stole, ale dla osoby, która przyjechała bez śniadania, mogą być po prostu niewystarczające.
Spotkanie w porze obiadowej
Jeśli wydarzenie trwa kilka godzin i zahacza o porę lunchu, goście będą potrzebowali czegoś bardziej sycącego.
Możesz wybrać bufet, lunchboxy albo gotowe zestawy obiadowe. Wygodne są dania, które łatwo podzielić na kilka wersji. Dobrym przykładem będą miski z ryżem lub kaszą, warzywami, mięsem, falafelem i sosami podanymi osobno.
Każdy wybiera wtedy składniki, które mu odpowiadają.
Spotkanie po południu
Między lunchem a kolacją zwykle wystarczą lekkie przekąski. Mogą to być owoce, finger food, małe desery i napoje.
Jeśli jednak spotkanie potrwa trzy lub cztery godziny, dodaj coś bardziej konkretnego. Mini wrapy, niewielkie kanapki albo wytrawne tartaletki sprawdzą się lepiej niż same ciastka.
Spotkanie wieczorem
Wieczorne spotkanie z klientami albo firmowa integracja często ma bardziej reprezentacyjny charakter.
Można wtedy wybrać kolację przy stole, bufet lub większy zestaw małych dań. Znaczenie ma też sam charakter wydarzenia. Inaczej wygląda menu podczas rozmów biznesowych, inaczej na networkingu, a jeszcze inaczej na luźnym spotkaniu zespołu.
Jak ułożyć menu, żeby każdy znalazł coś dla siebie?
Pięć rodzajów kanapek z mięsem nadal oznacza pięć podobnych propozycji. Dla osoby, która mięsa nie je, wybór wciąż wynosi zero.
Lepiej postawić na kilka naprawdę różnych dań.
W bufecie można przygotować na przykład:
- danie mięsne,
- pełne danie wegetariańskie lub wegańskie,
- ryż, kaszę albo ziemniaki,
- dwie propozycje warzywne,
- świeżą sałatkę,
- pieczywo,
- mały deser,
- owoce.
Nie trzeba układać osobnego jadłospisu dla każdego uczestnika. W praktyce najlepiej działają potrawy, które pasują wielu osobom.
Dobre danie roślinne może zjeść zarówno weganin, jak i osoba, która po prostu ma tego dnia ochotę na coś bez mięsa.
Wegetarianie i weganie – sama sałatka to za mało
Sałata, pomidor i kromka pieczywa nie zastąpią obiadu.
Jeśli pozostali uczestnicy dostają pełny posiłek, osoba wybierająca danie roślinne również powinna dostać coś sycącego. Można podać:
- curry z warzywami i roślinami strączkowymi,
- ryż lub kaszę z warzywami i dodatkami,
- makaron z warzywami,
- falafele,
- pieczone warzywa z hummusem i źródłem białka roślinnego.
Takie danie jest normalnym posiłkiem, a nie zestawem dodatków zebranych z innych talerzy.
Alergie i nietolerancje wymagają większej uwagi
Niechęć do jakiegoś składnika i alergia to dwie różne rzeczy.
Przy alergii nie wystarczy zdjąć sera z kanapki albo wyjąć orzechów z gotowego deseru. Liczy się cały skład potrawy, sposób jej przygotowania i możliwość kontaktu z alergenem.
Jeśli uczestnik zgłosi poważną alergię, przekaż tę informację cateringowi przed złożeniem zamówienia. Firma powinna ocenić, czy może przygotować odpowiedni posiłek.
Przepisy UE wymagają przekazywania informacji o określonych substancjach i produktach powodujących alergie lub nietolerancje także przy żywności nieopakowanej, w tym serwowanej w gastronomii. Unijne przepisy wskazują 14 grup alergenów, o których należy informować.
Na firmowym bufecie przydają się więc małe tabliczki z nazwą dania i informacją o alergenach. Nie warto liczyć wyłącznie na pamięć obsługi. GIS wskazuje, że taka informacja powinna być dostępna dla konsumenta w sposób bezpośredni.
Bufet, lunchbox czy catering na półmiskach?
Sposób podania jedzenia powinien pasować do przebiegu spotkania.
Bufet
Bufet dobrze działa przy większej liczbie osób i wtedy, gdy goście mają różne preferencje.
Każdy sam wybiera potrawy i wielkość porcji. Przy dużej grupie trzeba jednak dobrze ustawić stoły, bo jedna kolejka do jedzenia może szybko zabrać sporą część przerwy.
Lunchboxy
Lunchboxy są wygodne podczas konferencji, szkoleń i wydarzeń z napiętym harmonogramem.
Można je szybko rozdać, a poszczególne warianty łatwo oznaczyć jako standardowe, wegetariańskie czy przygotowane dla konkretnej osoby. Trzeba tylko wcześniej dokładnie policzyć, ile pudełek każdego rodzaju zamówić.
Półmiski i finger food
Małe przekąski dobrze pasują do networkingu i mniej formalnych spotkań.
Goście mogą jeść na stojąco i nie muszą zajmować miejsca przy stole. Warto tylko wybierać rzeczy wygodne do jedzenia. Mocno kruszące się przekąski albo dania wymagające noża, widelca i talerza nie będą najlepszym wyborem podczas rozmowy z klientem.
Co podać podczas całodniowego szkolenia?
Osiem godzin spotkania i jeden obiad to za mało. Lepiej podzielić catering na kilka mniejszych części.
Przykładowy plan może wyglądać tak:
Na rozpoczęcie: kawa, herbata, woda, owoce i małe przekąski.
Pierwsza przerwa: kanapki, wrapy albo wypieki.
Lunch: ciepłe danie w minimum dwóch wariantach.
Popołudniowa przerwa: owoce, mały deser i napoje.
Goście nie muszą wtedy najadać się na zapas podczas jednej przerwy. Łatwiej też utrzymać energię przez cały dzień.
Nie zapominaj o napojach
Przy kilkugodzinnym wydarzeniu woda powinna być dostępna przez cały czas, a nie tylko podczas przerwy obiadowej.
Podstawowy zestaw może obejmować:
- wodę niegazowaną,
- wodę gazowaną,
- kawę,
- herbatę,
- dodatki do napojów,
- napój roślinny, jeśli jest potrzebny.
Soki i słodkie napoje mogą być dodatkiem. Nie powinny jednak zastępować zwykłej wody.
Przy dłuższym wydarzeniu ustal też, czy kawa i herbata będą dostępne przez cały dzień, czy tylko w wybranych godzinach.
Jak nie przesadzić z liczbą potraw?
Dziesięć rodzajów przekąsek nie zawsze oznacza lepszy catering.
Jeśli każdego rodzaju będzie po kilka sztuk, część gości może nawet nie zdążyć ich spróbować. Pięć dobrze dobranych propozycji dostępnych dla większości uczestników często działa znacznie lepiej.
Dobrym pomysłem jest przygotowanie jednej bazy i kilku dodatków.
Na przykład:
baza: ryż lub kasza,
dodatki: warzywa, kurczak i falafel,
sosy: kilka wersji podanych osobno,
uzupełnienie: sałatka i pieczywo.
Goście mogą wtedy samodzielnie złożyć swój posiłek, a organizator nie musi zamawiać kilkunastu zupełnie różnych dań.
Jak oznaczyć jedzenie na firmowym bufecie?
Przy kilkunastu półmiskach nikt nie powinien zgadywać, co właściwie znajduje się na stole.
Proste opisy mogą wyglądać tak:
Wrap z grillowanymi warzywami – wegański
Mini tortilla z kurczakiem – zawiera gluten i mleko
Sałatka z fetą – wegetariańska, zawiera mleko
Informacje o alergenach powinny pochodzić od firmy, która przygotowała jedzenie. Organizator nie powinien ustalać ich na podstawie wyglądu potrawy czy własnych przypuszczeń.
Obowiązek informowania o obecności substancji powodujących alergie lub nietolerancje wynika m.in. z rozporządzenia (UE) nr 1169/2011.
Jakie błędy najczęściej pojawiają się przy planowaniu firmowego menu?
Zamawianie jedzenia wyłącznie według własnego gustu to jeden z najczęstszych błędów.
Problemy powodują też:
- brak pełnego dania dla osób niejedzących mięsa,
- pominięcie zgłoszonej alergii,
- bardzo ciężki posiłek w środku szkolenia,
- zbyt mało wody,
- same słodkie przekąski rano,
- brak opisów potraw,
- jedzenie niewygodne do spożywania na stojąco,
- catering niedopasowany do harmonogramu wydarzenia.
Problemem może być też nadmiar. Jeśli firma cateringowa przygotuje porcje obiadowe, a organizator oczekiwał jedynie lekkiego lunchu, po spotkaniu zostanie dużo jedzenia.
Dlatego jeszcze przed zamówieniem warto jasno powiedzieć, czy potrzebujesz pełnego obiadu, lekkiego lunchu czy tylko drobnego poczęstunku.
Prosty schemat planowania menu na firmowe spotkanie
Przed wysłaniem zamówienia przejdź przez pięć kroków.
- Policz uczestników i sprawdź, czy lista jest już zamknięta.
- Zapytaj o potrzeby żywieniowe, zwłaszcza alergie, nietolerancje i specjalne diety.
- Dopasuj liczbę posiłków do długości wydarzenia.
- Wybierz sposób podania – bufet, lunchboxy, półmiski albo obsługę kelnerską.
- Poproś catering o skład dań i informacje o alergenach.
Dopiero później wybieraj konkretne smaki, desery czy wygląd bufetu.
Najważniejsze wnioski
- Menu powinno pasować do liczby osób, pory spotkania, czasu jego trwania i sposobu podania jedzenia.
- O diety i alergie najlepiej zapytać jeszcze przed zamówieniem cateringu.
- Danie bez mięsa powinno być normalnym, sycącym posiłkiem.
- Przy alergiach trzeba opierać się na informacjach przekazanych przez catering.
- Przy większej grupie bufet często daje więcej swobody niż identyczne zestawy dla wszystkich.
- Potrawy warto jasno podpisać i podać przy nich informacje o alergenach.
- Podczas całodniowego wydarzenia lepiej zaplanować kilka mniejszych serwisów niż jeden bardzo duży posiłek.
- Woda powinna być dostępna przez całe spotkanie.
FAQ
Jakie jedzenie najlepiej zamówić na firmowe spotkanie?
Na krótkie spotkanie wystarczą kanapki, wrapy, owoce i małe przekąski. Jeśli wydarzenie trwa kilka godzin albo obejmuje porę obiadową, warto zamówić także bardziej sycący lunch z wersją mięsną i bezmięsną.
Ile wariantów menu przygotować?
Nie ma jednej liczby, która sprawdzi się zawsze. Zamiast zamawiać wiele podobnych potraw, lepiej wybrać kilka naprawdę różnych propozycji. Najważniejsze jest uwzględnienie zgłoszonych wcześniej diet, alergii i nietolerancji.
Czy na firmowym spotkaniu trzeba przygotować opcję wegetariańską?
Jeśli wśród gości są osoby, które nie jedzą mięsa, powinny dostać pełny posiłek. Przy większych wydarzeniach jedno dobre danie wegetariańskie lub wegańskie jest też praktyczne, bo chętnie sięgają po nie również inni uczestnicy.
Jak zebrać informacje o dietach przed wydarzeniem?
Najłatwiej dodać odpowiednie pytanie do formularza rejestracyjnego albo wysłać je w wiadomości organizacyjnej. Uczestnicy mogą wtedy zgłosić dietę wegetariańską, wegańską, nietolerancję lub alergię. Informacje o alergiach trzeba później dokładnie przekazać cateringowi.
Co lepiej sprawdzi się na spotkaniu firmowym – bufet czy lunchbox?
Bufet daje gościom większą swobodę i dobrze działa przy zróżnicowanej grupie. Lunchboxy sprawdzają się wtedy, gdy przerwa jest krótka lub organizator chce wcześniej przygotować konkretny zestaw dla każdej osoby.
Jak oznaczać potrawy podczas firmowego spotkania?
Przy każdym daniu warto podać jego nazwę, informację, czy jest wegańskie lub wegetariańskie, oraz dane o alergenach otrzymane od cateringu. Dzięki temu uczestnicy od razu wiedzą, co mogą wybrać.