Numer REGON ma 9 albo 14 cyfr. Numer 9-cyfrowy identyfikuje firmę, spółkę, fundację, stowarzyszenie lub inną organizację. REGON składający się z 14 cyfr dotyczy jednostki lokalnej, na przykład oddziału, filii, sklepu, zakładu lub punktu usługowego.
Najprościej zapamiętać jedną zasadę: firma lub organizacja ma zwykle REGON 9-cyfrowy. Jej oddziały i inne jednostki lokalne mogą otrzymać numery 14-cyfrowe.
Najważniejsze informacje o numerze REGON
- REGON firmy, organizacji lub instytucji ma 9 cyfr.
- REGON jednostki lokalnej ma 14 cyfr.
- W numerze 9-cyfrowym pierwszych 8 cyfr tworzy liczbę porządkową, a ostatnia to cyfra kontrolna.
- W numerze 14-cyfrowym pierwszych 9 cyfr odpowiada REGON-owi głównego podmiotu.
- Kolejne 4 cyfry wskazują konkretną jednostkę lokalną.
- Ostatnia cyfra jest cyfrą kontrolną całego numeru.
- REGON może zaczynać się od zera.
- Sama prawidłowa liczba cyfr nie potwierdza, że numer jest prawdziwy.
- REGON najlepiej sprawdzić w oficjalnej wyszukiwarce GUS.
REGON – co to za numer?
REGON to skrót od nazwy Krajowy Rejestr Urzędowy Podmiotów Gospodarki Narodowej. Rejestr prowadzi Prezes Głównego Urzędu Statystycznego.
W bazie znajdują się dane firm, spółek, fundacji, stowarzyszeń, urzędów, instytucji i innych organizacji działających w Polsce.
Słowem „REGON” określa się też numer przypisany do konkretnego podmiotu. Dzięki niemu można odróżnić daną firmę lub organizację od innych wpisów w bazie GUS.
REGON pomaga między innymi:
- identyfikować firmy i organizacje,
- prowadzić statystyki publiczne,
- analizować polską gospodarkę,
- wymieniać dane między urzędami,
- porządkować informacje w publicznych rejestrach.
REGON nie jest numerem podatkowym. Do identyfikacji podatnika służy przede wszystkim NIP.
Ile cyfr ma numer REGON?
W rejestrze występują dwa warianty numeru:
| Rodzaj numeru | Liczba cyfr | Co identyfikuje |
|---|---|---|
| REGON podmiotu | 9 | firmę, spółkę, organizację lub instytucję |
| REGON jednostki lokalnej | 14 | oddział, filię, zakład, sklep lub punkt usługowy |
Podstawowy REGON ma więc 9 cyfr.
Numer zawierający 14 cyfr także jest prawidłowy. Nie oznacza innego rodzaju ewidencji. Wskazuje jednostkę lokalną powiązaną z firmą lub organizacją mającą REGON 9-cyfrowy.
REGON 9-cyfrowy – kto go otrzymuje?
REGON 9-cyfrowy dostaje główny podmiot wpisany do rejestru. Może to być między innymi:
- jednoosobowa działalność gospodarcza,
- spółka cywilna,
- spółka jawna,
- spółka komandytowa,
- spółka z ograniczoną odpowiedzialnością,
- spółka akcyjna,
- fundacja,
- stowarzyszenie,
- spółdzielnia,
- wspólnota mieszkaniowa,
- urząd,
- jednostka budżetowa,
- indywidualne gospodarstwo rolne.
Do rejestru trafiają też osoby prawne, jednostki organizacyjne bez osobowości prawnej oraz zgłoszone jednostki lokalne.
Jak zbudowany jest 9-cyfrowy REGON?
Numer 9-cyfrowy zawiera:
- 8 cyfr liczby porządkowej,
- 1 cyfrę kontrolną.
Schemat wygląda tak:
XXXXXXXXC
gdzie:
- XXXXXXXX to liczba porządkowa,
- C to cyfra kontrolna.
Przykład numeru prawidłowego pod względem matematycznej budowy:
123456785
Pierwszych osiem cyfr tworzy liczbę porządkową. Ostatnia cyfra, czyli w tym przykładzie „5”, jest cyfrą kontrolną.
Cyfrę kontrolną oblicza się na podstawie pozostałych cyfr. Pomaga ona wykryć niektóre błędy powstałe podczas wpisywania lub przepisywania numeru.
To nie daje jednak pewności, że numer rzeczywiście został nadany. Matematycznie poprawny REGON nadal może nie istnieć w bazie GUS.
Czy pierwsze cyfry REGON-u oznaczają województwo?
W starszych artykułach można znaleźć informację, że pierwsze dwie cyfry REGON-u wskazują województwo. Nie warto jednak odczytywać w ten sposób aktualnych numerów.
GUS opisuje obecną budowę REGON-u prościej: pierwszych osiem cyfr tworzy liczbę porządkową, a dziewiąta jest cyfrą kontrolną.
Z numeru nie da się więc wiarygodnie odczytać:
- siedziby firmy,
- województwa,
- branży,
- wielkości przedsiębiorstwa,
- formy prawnej.
Takie informacje trzeba sprawdzić bezpośrednio w rejestrze.
REGON 14-cyfrowy – kiedy się go nadaje?
REGON 14-cyfrowy dotyczy jednostki lokalnej. Może nią być konkretne miejsce, w którym firma prowadzi działalność, na przykład:
- oddział,
- filia,
- sklep,
- zakład produkcyjny,
- punkt sprzedaży,
- punkt usługowy,
- magazyn,
- placówka terenowa.
Numer 14-cyfrowy nie sprawia, że oddział staje się osobną firmą. Pozwala jedynie wskazać konkretne miejsce działalności i połączyć je z podmiotem głównym.
Przykład jest prosty. Spółka ma siedzibę w Warszawie, magazyn w Poznaniu i zakład produkcyjny we Wrocławiu. Sama spółka ma REGON 9-cyfrowy. Magazyn i zakład mogą dostać osobne numery 14-cyfrowe.
Jeżeli przedsiębiorca podczas rejestracji w CEIDG poda dodatkowe miejsca prowadzenia działalności, które spełniają warunki jednostki lokalnej, urząd statystyczny może nadać im numery automatycznie.
Jak zbudowany jest 14-cyfrowy REGON?
Numer jednostki lokalnej zawiera:
- 9 cyfr REGON-u podmiotu głównego,
- 4 cyfry identyfikujące jednostkę lokalną,
- 1 cyfrę kontrolną.
Schemat wygląda tak:
XXXXXXXXXYYYYC
gdzie:
- XXXXXXXXX to REGON firmy lub organizacji,
- YYYY to numer porządkowy jednostki lokalnej,
- C to cyfra kontrolna.
Przykład:
- REGON podmiotu: 123456785,
- numer jednostki lokalnej: 1234,
- cyfra kontrolna: 7,
- pełny REGON jednostki: 12345678512347.
Pierwszych dziewięć cyfr jest takich samych jak REGON firmy, która utworzyła daną jednostkę. Cztery kolejne odróżniają oddział, sklep lub zakład od pozostałych placówek. Ostatnia cyfra służy do sprawdzania poprawności numeru.
Dlaczego REGON ma 9 albo 14 cyfr?
Różnica zależy od tego, co wskazuje numer.
REGON 9-cyfrowy odpowiada na pytanie:
Jaka firma, organizacja lub instytucja została wpisana do rejestru?
REGON 14-cyfrowy odpowiada na pytanie:
Który oddział, zakład albo punkt tej firmy wskazujemy?
Jedna firma może więc mieć jeden podstawowy REGON 9-cyfrowy i kilka powiązanych z nim numerów 14-cyfrowych.
Każdy z dłuższych numerów może dotyczyć innego miejsca działalności.
Jak sprawdzić liczbę cyfr REGON-u?
Sprawdzenie samego formatu zajmuje chwilę. Trzeba jednak uważać na spacje i zero znajdujące się na początku numeru.
1. Usuń spacje i myślniki
REGON jest ciągiem cyfr. Spacje lub myślniki mogą ułatwiać czytanie, ale nie są częścią numeru.
Zapis:
123 456 785
nadal oznacza numer 9-cyfrowy:
123456785
2. Policz cyfry
Prawidłowy REGON ma:
- dokładnie 9 cyfr, gdy wskazuje firmę lub organizację,
- dokładnie 14 cyfr, gdy wskazuje jednostkę lokalną.
Numer złożony z 8, 10, 12 albo 13 cyfr nie ma standardowej długości REGON-u.
Zwykle oznacza to błąd podczas przepisywania.
3. Sprawdź zero na początku
REGON może zaczynać się od zera. Nie wolno go usuwać.
Przykład:
012345678
to numer 9-cyfrowy. Po usunięciu początkowego zera zostaje:
12345678
Taki zapis ma już tylko osiem cyfr i jest błędny.
Problem często pojawia się w Excelu lub innym arkuszu kalkulacyjnym. Program rozpoznaje REGON jako zwykłą liczbę i automatycznie usuwa początkowe zero.
Dlatego REGON warto zapisywać w arkuszu jako tekst, a nie jako liczbę.
4. Nie sprawdzaj tylko długości
Dziewięć albo czternaście cyfr to dopiero pierwszy test. Numer może mieć prawidłową długość, ale nadal być nieprawdziwy.
Trzeba jeszcze sprawdzić:
- cyfrę kontrolną,
- obecność numeru w bazie GUS,
- dane firmy przypisane do numeru.
Jak sprawdzić, czy REGON jest prawdziwy?
Najpewniejszym źródłem jest oficjalna Baza Internetowa REGON prowadzona przez GUS. Rejestr jest publiczny i każdy może z niego skorzystać.
Firmę można wyszukać między innymi po:
- numerze REGON,
- numerze NIP,
- numerze KRS,
- adresie działalności.
Po znalezieniu wpisu warto porównać:
- nazwę firmy lub organizacji,
- imię i nazwisko przedsiębiorcy,
- adres siedziby,
- adres prowadzenia działalności,
- NIP,
- KRS,
- formę prawną,
- datę powstania podmiotu,
- informacje o jednostkach lokalnych.
Sam wpis w REGON-ie nie potwierdza, że firma jest wypłacalna albo zawsze płaci na czas. Przed ważną umową dobrze sprawdzić również:
- CEIDG albo KRS,
- status podatnika VAT,
- rachunek na białej liście podatników.
To pozwala porównać dane w kilku niezależnych rejestrach.
Kto otrzymuje numer REGON?
REGON otrzymują podmioty wpisywane do Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej.
Dotyczy to między innymi:
- jednoosobowych działalności gospodarczych,
- spółek cywilnych,
- spółek osobowych,
- spółek kapitałowych,
- fundacji,
- stowarzyszeń,
- spółdzielni,
- wspólnot mieszkaniowych,
- jednostek sektora publicznego,
- osób prowadzących indywidualne gospodarstwa rolne,
- jednostek lokalnych tych podmiotów.
Osoba prywatna nie dostaje REGON-u tylko dlatego, że pracuje na etacie, umowie-zleceniu albo umowie o dzieło.
Numer może otrzymać wtedy, gdy zacznie prowadzić działalność gospodarczą, gospodarstwo rolne lub inną działalność objętą rejestrem.
Kto nadaje numer REGON?
Rejestr REGON prowadzi Prezes Głównego Urzędu Statystycznego.
W praktyce przedsiębiorca zwykle nie kontaktuje się bezpośrednio z GUS. Dane potrzebne do nadania numeru trafiają tam automatycznie z CEIDG albo KRS.
Osoba zakładająca typową jednoosobową działalność nie musi więc składać osobnego wniosku w urzędzie statystycznym. Podobnie wygląda to przy większości spółek rejestrowanych w KRS.
Jak uzyskać numer REGON?
Sposób nadania numeru zależy od rodzaju działalności i rejestru, w którym powstaje dany podmiot.
Jednoosobowa działalność gospodarcza
Przedsiębiorca składa wniosek o wpis do CEIDG. Wniosek CEIDG-1 jest jednocześnie zgłoszeniem do GUS.
Dane trafiają do urzędu statystycznego elektronicznie. REGON zostaje nadany bez składania dodatkowego formularza.
Spółka wpisywana do KRS
Spółki prawa handlowego i inne podmioty wpisywane do Krajowego Rejestru Sądowego otrzymują REGON na podstawie danych przekazanych z KRS.
Dotyczy to między innymi:
- spółek z ograniczoną odpowiedzialnością,
- spółek jawnych,
- spółek komandytowych,
- spółek partnerskich,
- spółek akcyjnych.
Wspólnicy nie muszą osobno występować o REGON spółki do urzędu statystycznego.
Spółka cywilna
Spółka cywilna ma własny NIP i REGON. Numery te są inne niż numery poszczególnych wspólników.
Po ich nadaniu wspólnicy powinni zaktualizować swoje wpisy w CEIDG i podać dane spółki.
Podmiot niewpisywany do CEIDG ani KRS
Nie każdy podmiot powstaje przez CEIDG lub KRS. W niektórych przypadkach trzeba złożyć wniosek bezpośrednio w urzędzie statystycznym.
Stosuje się wtedy między innymi formularze:
- RG-OP – dla osób prawnych, jednostek organizacyjnych bez osobowości prawnej i ich jednostek lokalnych,
- RG-OF – dla osób fizycznych prowadzących działalność niewpisywaną do CEIDG oraz ich jednostek lokalnych.
Aktualne formularze można znaleźć w Biuletynie Informacji Publicznej GUS.
Ile kosztuje nadanie REGON-u?
Nadanie REGON-u jest bezpłatne.
Urząd nie pobiera opłaty za:
- wpis do rejestru,
- nadanie numeru,
- aktualizację danych,
- wykreślenie podmiotu,
- wydanie urzędowego zaświadczenia.
Jeżeli sprawa wymaga bezpośredniego złożenia wniosku, urząd statystyczny powinien przygotować zaświadczenie w ciągu siedmiu dni roboczych od otrzymania prawidłowego zgłoszenia.
Trzeba uważać na pisma i wiadomości z ofertą płatnego wpisu do katalogu firm. Prywatny katalog nie jest rejestrem REGON.
Zapłata za taki wpis nie jest potrzebna do legalnego prowadzenia działalności.
Jak znaleźć swój numer REGON?
REGON można sprawdzić w kilku miejscach.
Najprościej skorzystać z wyszukiwarki GUS. Wystarczy wpisać NIP, KRS albo dane firmy.
W przypadku jednoosobowej działalności REGON jest też widoczny w CEIDG. Dane spółek i innych organizacji można znaleźć również w wyszukiwarce KRS.
Nie trzeba więc pamiętać numeru ani szukać starego zaświadczenia. W większości przypadków wystarczy NIP lub nazwa podmiotu.
Do czego służy REGON?
REGON służy głównie do identyfikacji statystycznej i administracyjnej.
Numer może pojawić się:
- w rejestrach urzędowych,
- w formularzach,
- w umowach,
- w dokumentacji przetargowej,
- w bazach kontrahentów,
- w programach księgowych,
- podczas wymiany danych między urzędami.
W codziennym prowadzeniu firmy częściej używa się NIP-u, bo to podstawowy numer podatkowy.
REGON nadal jest przydatny. Pomaga sprawdzić dane firmy i ustalić, czy wskazany numer dotyczy całego podmiotu, czy tylko jego oddziału.
REGON, NIP i KRS – czym się różnią?
REGON, NIP i KRS nie są tym samym. Każdy numer pochodzi z innego rejestru i służy do innego celu.
| Numer | Do czego służy | Kto go ma |
|---|---|---|
| REGON | identyfikacja w rejestrze GUS i statystyka | firmy, organizacje, instytucje i jednostki lokalne |
| NIP | identyfikacja podatkowa | podatnicy i inne podmioty objęte ewidencją podatkową |
| KRS | identyfikacja w rejestrze sądowym | spółki, fundacje, stowarzyszenia i inne podmioty wpisane do KRS |
Jednoosobowy przedsiębiorca ma zwykle NIP i REGON, ale nie ma numeru KRS.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ma natomiast wszystkie trzy numery:
- NIP,
- REGON,
- KRS.
Numery nie zastępują się wzajemnie. Każdy z nich potwierdza wpis w innym rejestrze.
Czy REGON jest potrzebny na fakturze?
REGON nie jest obowiązkowym elementem zwykłej faktury.
Do identyfikacji sprzedawcy i nabywcy służy przede wszystkim NIP. REGON można podać dodatkowo, na przykład w stopce dokumentu, ale nie trzeba tego robić.
Brak REGON-u nie sprawia, że prawidłowo wystawiona faktura jest nieważna.
Także w strukturze faktury ustrukturyzowanej KSeF REGON jest polem dodatkowym, a nie obowiązkowym.
Czy zmiana danych firmy zmienia REGON?
Zmiana nazwy firmy, adresu, siedziby lub rodzaju działalności zwykle nie powoduje nadania nowego REGON-u.
Numer pozostaje ten sam, a w rejestrze zmieniają się przypisane do niego dane.
Nowy REGON może być potrzebny, gdy:
- powstaje nowy podmiot,
- zostaje utworzona nowa jednostka lokalna,
- zmiana ma skutki prawne i prowadzi do utworzenia odrębnej organizacji.
Liczy się więc nie sama zmiana nazwy lub adresu, ale jej prawny charakter.
Firmy wpisane do CEIDG albo KRS aktualizują dane za pośrednictwem tych rejestrów. Pozostałe podmioty składają odpowiednie formularze REGON.
Czy po ponownym założeniu firmy otrzymuje się ten sam REGON?
Osoba fizyczna, która miała wcześniej nadany REGON, powinna podać go przy ponownym rozpoczęciu działalności.
Formularz RG-OF przewiduje podanie numeru nadanego przed zamknięciem wcześniejszej firmy.
Nie oznacza to jednak, że każda nowa spółka przejmuje REGON poprzedniego podmiotu. Gdy powstaje nowa osoba prawna lub nowa organizacja, może otrzymać własny numer.
Czy NIP i REGON są danymi wrażliwymi?
NIP i REGON nie należą do szczególnych kategorii danych osobowych, potocznie nazywanych danymi wrażliwymi.
Nie są to dane takie jak informacje o:
- stanie zdrowia,
- pochodzeniu etnicznym,
- poglądach politycznych,
- przekonaniach religijnych.
W przypadku spółki, fundacji lub stowarzyszenia NIP i REGON identyfikują przede wszystkim organizację.
Inaczej wygląda sytuacja jednoosobowej działalności. Jej dane są bezpośrednio połączone z konkretną osobą fizyczną. NIP i REGON mogą więc być częścią danych osobowych przedsiębiorcy.
Numery są publicznie dostępne w CEIDG, ale nie oznacza to, że można je zbierać i wykorzystywać bez żadnych ograniczeń.
Najczęściej zadawane pytania
Ile cyfr ma REGON firmy?
REGON firmy ma 9 cyfr. Jej oddział, filia lub inna jednostka lokalna może mieć numer 14-cyfrowy.
Czy REGON może mieć 14 cyfr?
Tak. REGON 14-cyfrowy jest prawidłowy i wskazuje jednostkę lokalną, na przykład oddział, sklep, magazyn albo zakład produkcyjny.
Czy REGON może mieć 10 cyfr?
Nie. REGON ma 9 albo 14 cyfr.
Numer 10-cyfrowy zwykle oznacza błąd podczas przepisywania, dodanie przypadkowej cyfry albo pomylenie REGON-u z innym numerem.
Czy REGON może mieć 8 cyfr?
Nie. Numer 8-cyfrowy jest niepełny.
Trzeba sprawdzić, czy nie brakuje cyfry kontrolnej lub zera na początku.
Czy REGON może zaczynać się od zera?
Tak. Początkowe zero jest częścią numeru i nie wolno go usuwać.
W arkuszach kalkulacyjnych REGON najlepiej zapisywać jako tekst.
Czy jedna firma może mieć kilka numerów REGON?
Firma ma podstawowy REGON 9-cyfrowy. Może też mieć kilka numerów 14-cyfrowych przypisanych do oddziałów, sklepów, zakładów lub innych jednostek lokalnych.
Czy oddział firmy ma własny REGON?
Oddział może otrzymać REGON 14-cyfrowy.
Pierwszych dziewięć cyfr odpowiada REGON-owi firmy, do której należy oddział.
Czy REGON jest tym samym co NIP?
Nie.
REGON służy głównie do identyfikacji w rejestrze GUS i prowadzenia statystyk. NIP jest numerem podatkowym.
Czy REGON jest obowiązkowy na fakturze?
Nie. Można go dodać dobrowolnie, ale nie jest obowiązkowym elementem faktury.
Czy osoba prywatna ma REGON?
Osoba, która nie prowadzi działalności gospodarczej ani gospodarstwa rolnego, zwykle nie ma REGON-u.
Numer może otrzymać osoba fizyczna prowadząca działalność wpisywaną do rejestru.
Czy wpis do REGON-u jest płatny?
Nie. Nadanie numeru i urzędowy wpis do rejestru są bezpłatne.
Jak sprawdzić, czy REGON jest prawdziwy?
Trzeba wyszukać numer w oficjalnej Bazie Internetowej REGON GUS.
Po znalezieniu wpisu warto porównać nazwę firmy, adres, NIP i pozostałe dane.
Podsumowanie: ile cyfr ma REGON?
REGON firmy, organizacji lub instytucji ma 9 cyfr. REGON oddziału, filii, zakładu lub innej jednostki lokalnej ma 14 cyfr.
Numer 9-cyfrowy zawiera osiem cyfr liczby porządkowej i jedną cyfrę kontrolną.
Numer 14-cyfrowy składa się z:
- 9-cyfrowego REGON-u głównego podmiotu,
- 4 cyfr wskazujących jednostkę lokalną,
- 1 cyfry kontrolnej.
Najłatwiej zapamiętać:
Firma ma zwykle REGON 9-cyfrowy. Jej oddział, filia lub zakład może mieć REGON 14-cyfrowy.
Sama długość numeru nie wystarczy, aby potwierdzić jego autentyczność. Przed podpisaniem umowy albo dodaniem nowego kontrahenta do systemu warto sprawdzić REGON w bazie GUS.
Dobrze porównać go również z nazwą firmy, adresem, numerem NIP i pozostałymi danymi rejestrowymi.
